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会计信息系统

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请阐述采购与付款业务核算与管理的特点。

正确答案:采购与付款业务核算与管理的特点如下:
(1)数据存储量大
企业为了满足生产需求,采购大量的物资、材料,商业企业为了用于销售也要采购大量的商品,这些存货品种规格繁多,有的多达几万种,对每一项采购业务都要进行详细全面的反映,此外,每一个供应商信息、每一笔应付款业务等需要完整地保存。因此,采购与付款核算与管理需要存贮和处理大量数据。
(2)数据变化频繁
要保证生产或销售的顺利进行,必须经常进行存货的采购活动;要保障采购质量必须动态了解供应商的报价、存货的品种和质量等信息;当确认发票时,需要动态获取订单、发票、验收报告,并经过审核后方可确认;无论在确认发票,还是付款后,都要进行大量的会计核算和账务处理,保证财务信息的正确反映。因此,采购与付款子系统的数据输入频率和处理频率都相当高,数据变化相当频繁。
(3)管理要求高
采购与付款业务流程不仅要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票以及付款等经济活动,而且要严格进行采购管理。因为,过多的库存,会使企业产生一系列不良影响:如过多的库存会产生额外的库存管理费用;造成资本的僵化,使周转资金紧张;会因陈旧而变成废料,或削价出售,导致收益的恶化。因此,采购与付款流程必须提供丰富的管理信息,杜绝因管理不善所导致的生产缺料或物料过盛问题。
(4)与其他子系统联系广泛
采购与付款流程要为存货子系统提供货到与检验合格的信息,与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息,把握存货的畅滞信息,从而减少盲目采购,避免库存积压,并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本(原材料、库存商品)账中,便于财务部门及时掌握存货采购成本;要为总账子系统提供各种账务处理信息,正确反映存货的价值变化,流动负债的增减变化,以及现金流出等信息。
答案解析:
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