（）适用于以下几种情况： ①需要沟通的人比较多而且分散，不适合当面沟通。 ②（）。 ③对方需要将你提出的问题当做书面的记录加以保存，以便将来查询或当作凭据。 ④对方需要按照规定的程序去完成你交代的工作，他们需要有书面的说明，这样可以按部就班，随时查阅。